Comparer trois devis fournisseurs : exemple et modèle Excel

Trois fournisseurs vous proposent d'équiper un bureau. Le premier facture la livraison à part, le deuxième inclut le montage, et le troisième affiche seulement le prix des chaises. Classer les devis par montant annoncé laisserait une partie de l'achat de côté.

Un tableau comparatif de devis fournisseurs doit réunir le prix de la commande complète, les conditions et les points à éclaircir. Dans cet exemple fictif, le fournisseur dont la chaise coûte le plus cher propose une offre complète inférieure de 60 € à l'autre. Le devis au prix unitaire le plus bas reste incomplet.

Définir une base commune aux trois devis

Comparez une même quantité, un même produit et les mêmes prestations, dans une seule devise. Distinguez les exigences impératives, comme la date de livraison, des préférences que vous pourriez négocier.

Notre commande fictive porte sur 24 chaises S24, livrées et montées dans un bureau au rez-de-chaussée à Madrid. La demande précise un revêtement noir, une hauteur réglable et un piètement à cinq roulettes. Nous supposons une commande confirmée le 10 septembre 2026, avec les 24 chaises montées au plus tard le 25 septembre.

Pour chaque exigence, cherchez un élément écrit : référence du produit, engagement de date ou mention « montage inclus ». La CCI Paris Île-de-France décrit la définition du besoin puis l'analyse des offres comme deux étapes du processus d'achat, en tenant compte de la qualité, des coûts et des délais. Pour un achat réel, vérifiez aussi l'équivalence des produits : une description sommaire identique ne prouve pas une qualité identique.

L'exemple : trois PDF pour 24 chaises

Les trois devis ont été créés pour cette démonstration et ne contiennent aucune donnée client. A et B chiffrent la commande complète ; C permet seulement de connaître le sous-total des chaises, avec plusieurs postes encore manquants.

Les PDF d'origine sont en espagnol. Ils comportent chacun une page et portent les références DEMO-A-001, DEMO-B-001 et DEMO-C-001. Les fournisseurs, produits, prix et conditions sont fictifs.

B propose six cartons de quatre chaises, à 187,55 € TTC par chaise. Cela fait bien 24 chaises. Le prix unitaire HT se calcule ainsi : 187,55 ÷ 1,21 = 155 €. Le devis indique également un montant HT de 3 720 €, qui permet de recouper ce calcul.

Vérifiez ensuite chaque somme :

• A : 24 × 145 + 120 + 180 = 3 780 € HT ; 3 780 × 21 % = 793,80 € de TVA.
• B : 24 × 155 = 3 720 € HT ; 3 720 × 21 % = 781,20 € de TVA. La livraison et le montage sont déjà inclus.
• C : 24 × 138 = 3 312 € HT. Ce sous-total ne couvre pas toutes les prestations demandées et ne permet pas de calculer le montant total à payer.

Le taux de 21 % figure dans A et B. Il correspond aux documents de cet exemple situé à Madrid ; ne le transposez pas à C ni à vos propres achats. Les taux de TVA dépendent du pays et du bien ou service concerné. Gardez les champs fiscaux distincts et faites préciser les informations manquantes avant de calculer un total complet.

Ce que l'essai a produit et ce que nous avons corrigé

Nous avons soumis les trois PDF dans l'environnement de test d'Ilisai, puis vérifié chaque classeur généré à partir des originaux. Une première génération et cinq demandes de correction ont été nécessaires pour obtenir le fichier vérifié de cet exemple.

Le sélecteur affichait Auto ; nous n'avons pas identifié le modèle chargé de chaque demande. Les PDF et le classeur sont en espagnol. Les quatre feuilles s'appellent Extraccion (extraction), Resumen (synthèse), Preguntas (questions) et Plantilla (modèle).

Certaines corrections intermédiaires ont aussi introduit des références erronées ou supprimé le texte de la décision. Pour la dernière correction, nous avons joint à nouveau le classeur téléchargé et précisé les modifications à apporter aux formules, aux libellés et à la recommandation. Nous avons ensuite recalculé une copie de travail, rapproché les chiffres des trois PDF et inspecté les quatre feuilles. La conversion de B donne 24 chaises à 155 € HT l'unité ; les coûts manquants de C restent inconnus.

Cette vérification fait partie de l'exemple. Les prompts ci-dessous adaptent la méthode pour la réutiliser ; votre comparatif peut nécessiter ses propres corrections. Nous n'avons mesuré ni gain de temps ni résultat client.

Passer des PDF à un comparatif Excel vérifié

Demandez d'abord une extraction avec le document et la page d'origine, vérifiez-la, puis faites créer le classeur. Ce contrôle intermédiaire permet de repérer une quantité mal lue ou un coût absent avant d'utiliser la recommandation.

1. Préparez les devis. Prenez la dernière version de chaque document et vérifiez la lisibilité des tableaux et des conditions. Utilisez des fichiers que votre entreprise autorise à partager avec l'outil choisi.
2. Décrivez la commande. Précisez quantité, caractéristiques, devise, prestations et date limite. Demandez de signaler toute autre quantité ou tout produit de substitution proposé.
3. Contrôlez l'extraction. Ouvrez les originaux pour vérifier unités, prix, TVA, livraison et paiement. Conservez trois mentions distinctes : « inclus », « exclu » et « non précisé ».
4. Téléchargez et ouvrez le fichier Excel. Vérifiez les formules et conservez les données extraites, les questions ouvertes et une feuille vierge pour le prochain achat.

Adaptez cette consigne à vos devis :

1Je joins trois devis PDF pour acheter [quantité et produit], avec
2[prestations nécessaires], à [lieu], en [devise]. La commande complète
3doit être livrée, avec les prestations demandées terminées, au plus tard
4le [date]. Elle serait confirmée le [date].
5
6Extrais pour chaque devis : référence, produit, quantité totale et unité,
7prix unitaire et sous-total HT, livraison, montage, total complet HT,
8taux et montant de TVA, total TTC, engagement de livraison, paiement,
9validité et garantie. Cite le document et la page pour chaque donnée.
10
11Distingue les mentions explicites, les calculs et les champs absents.
12N'invente aucune valeur, ne remplace pas un coût absent par zéro et
13ne suppose aucun taux de TVA. Vérifie les cartons et les unités.
14N'ajoute pas une deuxième fois les prestations déjà incluses.
15
16Présente le tableau d'extraction et les écarts pour que je les vérifie.
17Sépare les devis incomplets des offres déjà comparables.

Après vérification du tableau, demandez le classeur :

1Utilise l'extraction que je viens de vérifier et ces corrections :
2[liste, ou « aucune »]. Crée un fichier Excel téléchargeable avec
3quatre feuilles : Synthèse, Extraction, Questions et Modèle.
4
5Enregistre les montants comme nombres et utilise des formules pour
6les calculs. Sépare montant HT, total TTC, livraison et paiement.
7Garde les inconnues visibles : un total incomplet ne doit pas être
8classé comme l'offre la moins chère. La feuille Modèle doit rester
9vierge et réutilisable, sans les données de l'exemple.
10
11Propose un choix conditionné aux exigences de la commande et liste
12les questions ouvertes pour chaque fournisseur. N'envoie aucun message
13et ne passe aucune commande.

Quel fournisseur retenir, sous quelles conditions ?

Pour la commande de l'exemple, à livrer et monter au plus tard le 25 septembre, B est le choix provisoire parmi les offres complètes : 60 € HT et 72,60 € TTC de moins que A. Cela suppose de confirmer le 10 septembre, en conservant la livraison et le montage inclus.

Toutes les dates du tableau se situent en 2026. A demande un acompte de 2 286,90 € le 10 septembre, puis 2 286,90 € avant l'expédition. B indique le délai de paiement mais pas la date de facturation : impossible, à ce stade, de fixer l'échéance dans le calendrier.

Si les chaises devaient être montées dès le 18 septembre, A serait l'offre documentée répondant à cette exigence, sous réserve de respecter ses conditions de commande et d'acompte. La date annoncée par B ne suffirait pas. C évoque 10 à 15 jours ouvrables à compter du paiement, à titre indicatif, sans confirmer de date ; il faut demander un engagement ferme et une solution de montage.

Avant d'autoriser l'achat, il reste à préciser :

• Pour A et B : les conditions détaillées et exclusions de la garantie commerciale. Confirmer la disponibilité, la date et les prestations par écrit.
• Pour B : la date d'émission de la facture, afin de prévoir le paiement.
• Pour C : le coût de livraison, une solution de montage chiffrée, le détail de TVA, le total à payer, une date ferme pour la commande complète et la garantie.

L'écart de 60 € appartient à cet exercice fictif. Il ne s'agit ni d'une économie constatée chez un client ni d'une prévision du gain que votre entreprise obtiendrait avec l'IA. Nous n'avons évalué la fiabilité d'aucun fournisseur réel.

Utiliser le modèle dans votre processus d'achat

Servez-vous du classeur pour préparer une décision qu'une autre personne peut vérifier avec les devis d'origine. Pour un achat important ou en grande entreprise, conservez aussi chaque version des offres, le nom du vérificateur, les critères de sélection et l'autorisation de commande.

La feuille Plantilla est un formulaire manuel, sans calcul automatique. Renseignez vos propres devis, vérifiez les sommes et laissez les totaux complets vides tant qu'un coût nécessaire reste inconnu.

Un comparatif de prix ne démontre ni la solidité financière du fournisseur, ni sa capacité de livraison, ni le respect de votre procédure d'achat. Si vous attribuez des notes, fixez les critères et leur pondération avant l'évaluation ; une description produit non vérifiée ne suffit pas à justifier une note de qualité.

Téléchargez le comparatif et les trois devis d'origine. Les quatre fichiers sont en espagnol.

• Comparatif vérifié et modèle vierge (XLSX)
• Devis fictif du fournisseur A (PDF)
• Devis fictif du fournisseur B (PDF)
• Devis fictif du fournisseur C (PDF)

Dans Ilisai, vous pouvez travailler à partir de PDF avec un modèle compatible et demander un Excel téléchargeable pour vérifier la comparaison. L'acheteur garde la responsabilité de contrôler les originaux et d'autoriser la commande. La page du générateur de documents IA présente les formats disponibles ; le guide de l'analyse de données avec l'IA explique comment vérifier un rapport avant de l'utiliser.

Commencez par les devis fictifs, vérifiez le résultat, puis comparez vos propres offres dans Ilisai.