Las 5 fases de madurez en IA de una empresa: del ChatGPT personal al espacio de trabajo compartido

La madurez en IA de una empresa se refleja en cómo el equipo elige herramientas, protege la información y comprueba los resultados. Tener varias suscripciones dice poco si nadie sabe qué documentos se introducen en ellas o quién revisa el trabajo antes de enviarlo a un cliente.

Imagina una distribuidora de veinte personas. Una comercial prepara correos con su cuenta personal de ChatGPT; administración prueba otra herramienta con un archivo de pedidos; dirección recibe dos notas de gastos. Es un ejemplo ficticio, pero permite concretar la decisión: dar al equipo una forma acordada de trabajar y saber qué ocurre con los datos y el presupuesto.

En los sectores cubiertos por la encuesta del INE, el 21,1 % de las empresas españolas de diez o más empleados usaba IA en el primer trimestre de 2025. Ese dato mide adopción de tecnologías de IA; no clasifica a las empresas por madurez ni mide el uso de cuentas personales entre sus empleados.

Las 5 fases de adopción y madurez de la IA en tu negocio

Las cinco fases son experimentación individual, adopción dispersa, trabajo compartido con reglas, integración operativa y transformación del negocio alrededor de la IA. Para situar a tu empresa, observa una tarea real y comprueba quién controla sus datos, su coste y su resultado.

Esta es una adaptación práctica para pymes del modelo de cinco fases de Cohere. Aquí la fase 3 significa organizar el trabajo con herramientas compartidas y procedimientos; en el modelo de Cohere, implica una plataforma interna de producción más compleja. Utiliza estas fases para decidir qué mejorar primero.

Fase 1: experimentación individual

Si esto te suena: una persona sabe pedir buenos borradores, pero nadie más conoce su método.

En la distribuidora, la comercial prueba distintas formas de explicar un producto con su descripción pública. Conserva las instrucciones en su historial y compara el borrador con la ficha original. La empresa todavía no ha decidido si ese uso debe extenderse.

El siguiente paso es recoger la tarea, un ejemplo sin información confidencial y los errores que hubo que corregir. Así puedes valorar algo más concreto que «me ayuda mucho».

Fase 2: adopción dispersa y shadow AI

Si esto te suena: hay varias herramientas en uso, cuentas particulares y pagos que dirección no puede relacionar con tareas concretas.

El shadow AI es el uso de IA para trabajar fuera del conocimiento o de las reglas de la empresa. Incluye cuentas gratuitas, suscripciones personales y funciones de IA incorporadas a otros programas. El precio de la cuenta no determina si el uso está controlado.

En el ejemplo, administración empieza a subir archivos de pedidos sin que nadie haya revisado qué columnas contienen datos de clientes. La prioridad es identificar esos usos y acordar una vía autorizada, con límites comprensibles para quien necesita terminar el trabajo.

Fase 3: un espacio de trabajo con reglas compartidas

Si esto te suena: el equipo sabe qué herramientas puede usar, qué información admite cada una y quién responde por el gasto y la revisión.

La distribuidora aprueba una herramienta para cada necesidad, asigna un responsable del presupuesto y guarda las instrucciones revisadas en un repositorio de la empresa. Cada persona utiliza su propio acceso. Al incorporar o dar de baja a alguien, el responsable comprueba los permisos y la continuidad del trabajo.

Un espacio de trabajo corporativo puede facilitar esta organización cuando ofrece los controles necesarios. Comprueba las funciones de acceso, facturación y colaboración de la oferta concreta. Evalúa la gestión de empleados y la biblioteca de prompts por separado de la selección de modelos.

Fase 4: integración en procesos operativos

Si esto te suena: la IA recibe información del programa de gestión y devuelve un resultado que otro proceso utiliza.

Un posible proyecto para la distribuidora sería clasificar solicitudes entrantes y preparar un borrador de pedido para que una persona lo valide. Requiere una integración específica, pruebas con excepciones y alguien que atienda los fallos. La conexión con el sistema de pedidos marca un cambio de responsabilidad y de mantenimiento.

Fase 5: transformación del negocio alrededor de la IA

Si esto te suena: la forma de prestar el servicio y organizar los puestos depende de capacidades de IA que la empresa ha decidido desarrollar.

Por ejemplo, la distribuidora podría estudiar un nuevo servicio de preparación de catálogos personalizados, con un proceso de revisión y un precio propios. Antes de ofrecerlo necesitaría comprobar la demanda, el coste de entregar un catálogo correcto y la capacidad de corregir incidencias. La dirección tendría que validar ese nuevo negocio antes de elegir las herramientas.

Aplica estas señales por tarea o departamento. Puedes tener una integración de logística bien mantenida y, a la vez, cuentas personales sin revisar en el equipo comercial.

Checklist de shadow AI: quién introduce qué datos y en qué herramienta

Para detectar shadow AI, necesitas un inventario de herramientas, cuentas, datos utilizados y pagos. Completa cada punto con una evidencia o un responsable y convierte las casillas sin resolver en acciones pendientes.

• Personas y herramientas: sabes quién utiliza cada servicio para trabajar, con qué plan y con una cuenta personal o corporativa. Incluyes herramientas gratuitas y funciones de IA dentro de otros programas.
• Tareas y datos: has anotado qué se pega o se adjunta: fichas públicas, correos, contratos, pedidos o archivos de clientes. Registras categorías de información, sin duplicar datos confidenciales en el inventario.
• Destino de la información: has identificado al proveedor que recibe los datos, las condiciones de almacenamiento y las posibles transferencias internacionales.
• Uso para entrenamiento y conservación: has revisado las condiciones y ajustes del servicio y del plan concretos, incluido cuánto tiempo conserva las conversaciones.
• Quién paga: puedes relacionar cada suscripción o recarga con un responsable, una tarea y su gasto. También reconoces el tiempo que dedica el equipo a revisar las respuestas.
• Accesos y salidas: hay una persona encargada de retirar accesos y conservar los documentos de trabajo que la empresa debe mantener cuando alguien se marcha.
• Métodos reutilizables: las instrucciones útiles están en un lugar al que puede acceder el equipo autorizado, con su autor y un ejemplo revisado.
• Política y dudas: todos saben qué herramientas y datos están permitidos, quién revisa un resultado y a quién avisar ante un envío equivocado.

Evita deducir las condiciones de privacidad del nombre «gratis» o «de pago». Por ejemplo, OpenAI permite desactivar el uso de nuevas conversaciones para entrenamiento en los espacios personales de ChatGPT Free, Plus y Pro. Ese ajuste resuelve una cuestión concreta; quedan por revisar la conservación, los accesos y la autorización de la empresa para usar esos datos.

Cómo pasar de la fase 2 a la 3: del uso disperso al trabajo compartido

El paso a la fase 3 consiste en aprobar un modo de trabajo que el equipo pueda seguir: herramientas, información permitida, responsable y revisión. Empieza con una tarea repetida y comprueba que otra persona puede completarla con las mismas instrucciones.

Escribe una política de uso que resuelva dudas reales

Un documento breve puede servir como punto de entrada. Debe explicar qué se puede introducir en cada herramienta, qué usos requieren consulta previa y quién autoriza el envío de un resultado al cliente.

En la distribuidora, una primera regla podría permitir redactar a partir de fichas públicas aprobadas y exigir revisión antes de incorporar información de clientes. La empresa tendría que decidir por separado las condiciones para trabajar con contratos o datos personales. Nuestra guía de gobernanza de IA para empresas desarrolla el inventario, la política y el proceso de revisión.

Reúne el gasto y comprueba qué controles compras

Designa a una persona para revisar suscripciones, recargas y renovaciones. Decide qué herramientas se mantienen después de probar la alternativa con quienes las utilizan, y conserva los archivos necesarios antes de cerrar una cuenta.

Al evaluar un espacio compartido, pregunta quién puede invitar y retirar usuarios, quién ve las facturas y cómo se limita el consumo. Compara el coste de las tareas completadas, incluida su revisión. La facturación por consumo y las licencias por persona requieren cálculos distintos; ninguna opción garantiza por sí sola un menor coste.

Conserva los prompts junto a ejemplos y criterios de revisión

Una biblioteca interna puede empezar en la documentación que ya utiliza tu empresa. Para cada tarea, guarda las instrucciones, la información permitida, un resultado aprobado y los errores que la persona debe buscar.

Para las fichas de producto del ejemplo, el responsable comercial podría exigir que el texto conserve medidas, materiales y condiciones de entrega. Un compañero prueba la instrucción con otra ficha y anota lo que falla. Ese pequeño ejercicio muestra si el método se puede reutilizar.

Copia esta ficha como plantilla para tu documentación y adáptala a una tarea aprobada por la empresa. El producto del ejemplo es ficticio.

1Tarea: Redactar una descripción de producto a partir de una ficha aprobada.
2Entrada permitida de ejemplo (ficticia): Estantería de acero. 80 × 30 × 120 cm. Entrega: 5 días laborables.
3Instrucción: Usa solo los datos de la ficha. No inventes la carga máxima, la garantía ni otros datos que falten.
4Resultado esperado: Una descripción de hasta 60 palabras y una lista de datos no facilitados.
5Comprobaciones: Contrasta cada dato con la entrada y elimina las afirmaciones sin respaldo.
6Responsable de revisión: [Rol que aprueba el borrador, por ejemplo, responsable comercial].

Revisa el tratamiento de datos antes de ampliar el uso

La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, recomienda examinar los papeles de la empresa y del proveedor, los acuerdos de tratamiento y las transferencias de datos. El contrato adecuado depende del tratamiento y de las responsabilidades de cada parte.

Pide información sobre conservación, reutilización, eliminación y proveedores que intervienen. Una prioridad de enrutamiento europeo describe una política de servicio; para un trabajo que exija procesamiento exclusivamente en la UE, comprueba esa condición para la oferta y el modelo elegidos. La revisión del proveedor debe acompañar la decisión sobre qué información puede usar el equipo.

En la gran empresa: el muro de producción y las fases 4 y 5

En la gran empresa, integrar IA exige mantener permisos, calidad y continuidad cuando el resultado afecta a otros sistemas. Un espacio para producir borradores cubre parte del trabajo diario; una integración necesita además responsables de operación, pruebas y una forma de recuperarse de los fallos.

El informe de Deloitte publicado en 2026, con encuestas realizadas entre agosto y septiembre de 2025, recoge que el 25 % de los participantes había llevado a producción al menos el 40 % de sus pilotos de IA. Es un porcentaje de participantes; no permite calcular qué parte del conjunto de pilotos fracasó.

Cohere llama «muro de producción» al salto desde las pruebas hacia una plataforma operativa. Para evaluar una integración concreta, plantea tres comprobaciones:

1. Datos y permisos: prueba si cada usuario obtiene solo la información que necesita y qué ocurre cuando falta un dato o cambia un documento.
2. Calidad y responsabilidad: define qué resultado acepta el negocio, qué errores requieren intervención y quién detiene el proceso si algo falla.
3. Cambios de modelo y continuidad: conserva ejemplos de prueba para comparar versiones y establece qué trabajo se puede seguir haciendo si el servicio no está disponible.

La segunda parte del modelo de Cohere trata la integración y el rediseño del negocio. En una pyme, cada proyecto de ese tipo merece su propio caso económico. Una integración específica puede tener sentido pronto, también en una empresa de veinte personas.

Para elegir tareas con las que empezar, consulta la guía de IA generativa para empresas.

Dónde encaja ilisai en este recorrido

ilisai encaja en el trabajo de investigación, redacción, análisis y creación de materiales que una empresa quiere organizar. Cada persona utiliza una cuenta individual con su propio saldo y puede elegir entre los modelos habilitados en el catálogo.

Puedes investigar en la web con enlaces a las fuentes, analizar archivos CSV o XLSX, mostrar gráficos en el chat y generar documentos descargables en DOCX, PDF, PPTX o XLSX. También puedes crear imágenes y vídeo; el vídeo necesita saldo financiado mediante un plan de pago o una recarga. El plan Gratis incluye una asignación limitada; consulta los límites y las condiciones vigentes en la página de precios.

ilisai sigue una orientación de enrutamiento prioritario en la UE. Revisa su política de privacidad y las condiciones del servicio frente a las necesidades de tu empresa. La aprobación de los usos, las instrucciones compartidas y la revisión de resultados siguen siendo decisiones del equipo. Para conectar una base documental privada, automatizar cambios en un CRM o disponer de análisis conectado a datos en tiempo real, necesitarás una solución e integración específicas.

Preguntas frecuentes

Estas preguntas ayudan a decidir el siguiente paso y a aclarar qué significa trabajar con cuentas de empresa.

¿Cómo sé en qué fase de madurez en IA está mi empresa?

Elige una tarea y sigue su recorrido: cuenta utilizada, datos introducidos, coste y persona que aprueba el resultado. Si desconoces esos puntos, empieza por el inventario. Si están documentados y otro compañero puede repetir el trabajo, ya tienes una base de fase 3 para esa tarea.

¿Es shadow AI que un empleado use ChatGPT gratis?

Lo es cuando lo utiliza para trabajar fuera del conocimiento o de las reglas de la empresa. Una herramienta gratuita aprobada para un uso concreto puede estar controlada; una suscripción de pago desconocida por la empresa también puede formar parte del shadow AI.

¿Basta con pagar suscripciones individuales a los empleados?

El reembolso resuelve quién paga, pero necesitas decidir también qué cuentas controla la empresa, qué datos están permitidos y cómo se conservan los documentos de trabajo. Comprueba esas condiciones en el plan concreto antes de sustituir las cuentas individuales por otra oferta.

¿Una cuenta corporativa garantiza el cumplimiento del RGPD?

La empresa debe evaluar su uso y el tratamiento de datos, incluso cuando contrata una oferta corporativa. Las condiciones del proveedor, la finalidad, los datos que se envían y las responsabilidades de cada parte deben ser compatibles con ese trabajo.

¿Cuándo conviene pasar a las fases 4 y 5?

Cuando existe una necesidad que justifica conectar sistemas o cambiar el servicio que vendes, y puedes financiar su operación y revisión. Define primero qué resultado aceptas y qué harás si falla. El tamaño de la empresa y el número de suscripciones no sustituyen esa decisión.