Cuánto cuesta realmente la IA en una empresa: coste total de propiedad en 2026

Una empresa paga por acceder a la IA y por incorporarla a su trabajo: preparar archivos, formar al equipo, revisar resultados y mantener lo que haya conectado. El coste total de propiedad reúne esas partidas durante un periodo definido. Para presupuestar, conviene ver por separado los pagos a proveedores y las horas que dedicarán tus empleados.

En el primer trimestre de 2025, el INE situó en el 21,1 % el uso de IA entre las empresas españolas de diez o más empleados. Ese dato mide adopción; cada negocio tiene que calcular cuánto le cuesta su propio uso. Preparar propuestas comerciales con una herramienta disponible y conectar la IA al programa de gestión son proyectos con presupuestos distintos.

Si aún no has elegido el trabajo que quieres mejorar, empieza por los casos de uso de IA generativa para empresas. Aquí haremos las cuentas de un caso hipotético de veinte personas.

Qué incluye el coste total de propiedad de la IA

El coste total de propiedad de la IA suma la puesta en marcha, los pagos recurrentes, el tiempo de operación y la eventual salida durante el periodo que compares. Un horizonte de tres años permite incluir la formación inicial y los costes que seguirán después del piloto.

La cuenta básica es:

Coste a tres años = puesta en marcha + costes del año 1 + costes del año 2 + costes del año 3 + salida prevista.

Anota cada partida una sola vez. Si incluyes la puesta en marcha en el año 1, no vuelvas a sumarla fuera de ese año. Si una suscripción incluye créditos, añade como consumo adicional solo lo que compres fuera de esa cuota.

Trabaja con dos subtotales. Uno recoge las facturas: licencias, consumo, servicios externos y alojamiento cuando lo haya. El otro valora las horas internas con el coste laboral por hora que use tu empresa. Este segundo importe suele formar parte de la nómina existente; solo exige más caja si provoca horas extra, contrataciones u otros pagos adicionales.

Define también el alcance. Un presupuesto para producir informes debe incluir la preparación de datos y la revisión de los informes. Usa ese mismo límite cuando calcules el coste del proceso actual o compares otra herramienta.

Tres formas de pagar por la IA en una empresa

Puedes contratar herramientas por usuario, encargar una solución que consuma modelos mediante API o utilizar un espacio de trabajo con créditos. La comparación debe cubrir el mismo trabajo, con los mismos requisitos de calidad, datos y asistencia.

Una API es el acceso que permite a un programa enviar peticiones a un modelo. Tiene sentido presupuestarla con una integración cuando necesitas que la IA trabaje dentro de otro sistema. Para redactar documentos o analizar hojas de cálculo, comprueba primero si una herramienta ya disponible cubre el trabajo.

Haz un inventario con el responsable de cada suscripción y su próxima renovación. Una persona puede necesitar varias herramientas por motivos concretos; lo que debes poder explicar es para qué se paga cada una.

Por qué sube la factura cuando aumenta el uso

El gasto depende de cuántos trabajos se hacen y de lo que exige cada trabajo. Con el mismo número de usuarios, procesar documentos más largos, pedir más versiones o revisar más resultados puede aumentar el consumo y las horas internas.

En servicios que facturan por tokens, cuenta tanto el texto que el modelo recibe como el que genera, según la tarifa contratada. Los tokens son fragmentos de texto usados para medir ese procesamiento. Si una aplicación añade búsquedas, herramientas o varios intentos, pide que el presupuesto recoja esos pasos y sus cargos cuando correspondan.

Para observarlo sin estudiar cada llamada técnica, registra un trabajo completo: preparar una comparativa de proveedores, por ejemplo. Anota los archivos usados, los intentos necesarios, el consumo facturado y los minutos hasta que alguien aprueba el documento. La FinOps Foundation propone relacionar el coste de la IA con unidades de trabajo y de valor, además de las unidades técnicas.

Prepara tres escenarios: pocas personas la usan; el equipo la usa con la frecuencia prevista; o aumenta el volumen y hace falta más revisión. Cambia usuarios, consumo y horas por separado. Una suscripción infrautilizada y un proyecto con mucha demanda requieren decisiones distintas.

Los costes ocultos que debes buscar en un equipo de 5 a 200 personas

Busca las tareas que alguien tendrá que asumir aunque no aparezcan en la factura del proveedor: formación, preparación de información, revisión y administración. Para estimarlas, asigna un responsable y mide horas durante el piloto.

En su encuesta D4SME de 2026, la OCDE identifica el tiempo disponible, los costes de mantenimiento y las carencias de competencias como obstáculos para incorporar herramientas digitales. La muestra no es representativa, por lo que sus resultados no permiten atribuir un coste medio a las pymes españolas.

Formación y acompañamiento. Incluye el tiempo de quienes aprenden y de quien prepara los ejemplos, responde dudas y actualiza las instrucciones. Para una tarea recurrente, conserva un ejemplo aceptado y los criterios con los que se revisó.

Preparar y volver a explicar la información. Alguien tendrá que ordenar el fichero, aclarar qué significa una columna o retirar información que no corresponde compartir. Si repite esa preparación en varias herramientas, cuenta las repeticiones.

Comprobar y corregir. Revisa cifras, fuentes, condiciones comerciales y formato antes de entregar el resultado. Registra también los intentos que se descartan: consumieron tiempo aunque no produjeran un documento utilizable.

Administración y tratamiento de datos. Presupuesta la revisión de proveedores, las altas y bajas de acceso y las consultas especializadas que requiera el uso previsto. Las necesidades dependen de los datos y de la tarea; no hay una cuota universal de cumplimiento que sirva para cualquier empresa.

Cambiar de herramienta. Comprueba cómo recuperar archivos e instrucciones y cuánto trabajo supondría trasladarlos. Mantén fuera del chat una copia de los documentos que tu empresa necesita conservar.

En un negocio de cinco personas, varias de estas tareas pueden recaer en quien dirige la empresa. Al acercarte a doscientas, recoge las estimaciones de cada departamento: compras, informática y los responsables de revisar entregas pueden estar dedicando horas al mismo proyecto.

Un ejemplo de coste de IA a tres años

Con los supuestos de este ejemplo, una empresa de veinte usuarios asignaría 50.960 € a la IA durante tres años: 28.000 € en proveedores y 22.960 € en tiempo interno. Es un cálculo hipotético para enseñar el método, sin tarifas reales de ilisai ni resultados medidos en un cliente.

Suponemos precios constantes, veinte usuarios durante todo el periodo e importes sin IVA. La suscripción inventada cuesta 30 € por usuario al mes y se compran otros 150 € mensuales de consumo, fuera de lo incluido en la cuota. Valoramos las horas internas a 35 €; sustituye ese supuesto por tu coste laboral.

La puesta en marcha requiere 1.000 € de servicios externos y 40 horas internas. Cada usuario dedica tres horas a formación en el primer año y una en cada año posterior. El equipo completo emplea catorce horas al mes en administración y revisión, y reserva doce horas al final para exportar archivos y hacer el traspaso.

La suma es 19.380 + 15.580 + 16.000 = 50.960 €. El tiempo interno suma 656 horas en tres años. Aún no hemos calculado ningún ahorro: faltaría comparar el coste y la calidad del trabajo que esta empresa hacía antes.

Descarga la calculadora editable del coste de la IA a tres años (XLSX). Incluye hojas en español (ES), inglés (EN) y francés (FR). Sustituye los supuestos de las celdas azules de cada año por tus cifras; las celdas grises calculan los resultados.

Añade las partidas que necesites: alojamiento, contratos de mantenimiento, revisión especializada o impuestos no recuperables, por ejemplo. El caso no incluye financiación, inflación ni pérdidas hipotéticas por incidentes. Para un proyecto con inversión importante, amplía el modelo con quien lleve las finanzas.

Haz dos pruebas por separado. Si el consumo adicional pasa de 150 a 300 € al mes durante los tres años, el total sube a 56.360 €. Si mantienes el consumo y duplicas las horas mensuales de administración y revisión de catorce a veintiocho, llega a 68.600 €. En estos supuestos, medir el tiempo de revisión cambia más el presupuesto que afinar la estimación del consumo.

Generamos y descargamos el archivo en el entorno de pruebas de ilisai. Comprobamos sus datos de entrada y fórmulas frente a este ejemplo, y recalculamos el total inicial y los dos escenarios anteriores. Las cifras siguen siendo supuestos ilustrativos: usa tus costes y mediciones al presupuestar un proyecto.

Copia este prompt para reconstruir el ejemplo o adaptarlo a tus cifras. Esta versión reutilizable resume la especificación de la hoja; la prueba original usó instrucciones más detalladas.

1Crea un XLSX de costes de IA a tres años en EUR sin IVA, con hojas ES, EN y FR traducidas. En A3:E3 pon: partida, año 1, año 2, año 3, total.
2
3Introduce en B:D estos supuestos hipotéticos. Las horas de las filas 9, 11 y 12 son de todo el equipo:
44 Usuarios de pago: 20/20/20
55 Suscripción por usuario al mes: 30/30/30
66 Consumo adicional al mes: 150/150/150
77 Puesta en marcha externa: 1000/0/0
88 Coste laboral por hora: 35/35/35
99 Horas de puesta en marcha interna: 40/0/0
1010 Horas de formación por usuario: 3/1/1
1111 Horas de administración y revisión al mes: 14/14/14
1212 Horas de exportación y traspaso: 0/0/12
13
14Usa estas fórmulas y etiquetas para el año 1:
15B14 suscripciones =B4*B5*12
16B15 consumo adicional =B6*12
17B16 puesta en marcha externa =B7
18B17 pagos a proveedores =SUM(B14:B16)
19B18 puesta en marcha interna =B9*B8
20B19 formación =B4*B10*B8
21B20 administración y revisión =B11*12*B8
22B21 exportación y traspaso =B12*B8
23B22 tiempo interno asignado =SUM(B18:B21)
24B23 coste total =B17+B22
25
26Deja E4:E12 vacío. Copia B14:B23 a C:D con referencias relativas. En E14 pon =SUM(B14:D14) y rellena hasta E23. Usa supuestos editables azules y celdas de fórmulas grises. La fila 6 recoge solo consumo comprado fuera de la suscripción; el tiempo interno es nómina asignada.
27
28Para adaptarlo a mi empresa, pide los datos que falten antes de calcular. No los inventes ni los sustituyas por cero. Marca el ejemplo como hipotético y entrega un XLSX descargable.

Cómo reducir costes y comprobar si compensa

Reduce las partidas que no contribuyen a un resultado aceptable y compara el coste por trabajo terminado. Para estimar el retorno, mide también el proceso anterior con el mismo volumen y criterio de calidad.

Empieza con una tarea que se repita. En una muestra de trabajos, anota el tiempo de preparación, generación y corrección, el coste de las herramientas y si la persona responsable acepta el resultado. Usa los trabajos aceptados como denominador; conserva en el coste los intentos fallidos.

Después podrás decidir qué cambiar. Cancela licencias que nadie necesita, reutiliza instrucciones que ya han funcionado y prueba una opción menos costosa en los trabajos que resuelva con la calidad exigida. Si acortas el contexto, comprueba que no has quitado información necesaria para acertar.

Las horas liberadas solo se convierten en ahorro de caja cuando evitan un pago. Si el equipo las dedica a atender más clientes o a terminar trabajo pendiente, registra esa capacidad por separado. No multipliques automáticamente cada minuto ahorrado por el coste laboral para presentarlo como dinero recuperado.

En la gran empresa: alquilar capacidad o tener infraestructura propia

En la gran empresa, la decisión de comprar infraestructura exige comparar una carga de trabajo concreta con alternativas contratadas. Incluye utilización real, personal de operación, disponibilidad, energía, soporte y renovación del equipo durante el mismo horizonte.

Los estudios de fabricantes ayudan a identificar variables. La comparativa de Lenovo de 2026, por ejemplo, emplea un ciclo de cinco años y excluye almacenamiento, salida de datos y soporte de su cálculo de nube. Sus conclusiones dependen de esas condiciones; no sirven como tarifa para una oficina de veinte personas.

Pide que ambas propuestas resuelvan la misma tarea, con calidad y tiempos de respuesta comparables. Una máquina comprada sigue generando costes cuando está ociosa. Un contrato de nube puede incluir compromisos de capacidad que también pagas aunque no la uses.

Compras y finanzas deben revisar juntos los escenarios de demanda y las condiciones de salida. Si necesitas controlar dónde y cómo se ejecutan los modelos, añade esos requisitos a la comparación desde el principio; nuestra guía de IA soberana para empresas explica qué conviene distinguir.

Cómo encaja ilisai en este presupuesto

Ilisai permite usar distintos modelos disponibles en su catálogo y producir investigación con fuentes, documentos, imágenes y análisis de datos en un mismo espacio. Su facturación usa créditos, con la equivalencia de 1 crédito = 0,01 €, y bloquea el consumo que no tenga financiación suficiente.

Con el generador de documentos con IA, puedes generar y descargar un XLSX con tu presupuesto, revisar sus fórmulas y ajustar los supuestos. En tu cuenta de costes siguen entrando el tiempo de preparación y comprobación, las herramientas que mantengas y cualquier integración que encargues aparte. Un espacio de trabajo no incluye por sí solo un desarrollo a medida ni demuestra un ahorro.

Consulta los planes, créditos incluidos y condiciones en precios para rellenar la parte de proveedores con los importes que correspondan a tu uso. Puedes empezar con la asignación limitada del plan Gratis.