Cómo comparar tres presupuestos de proveedores: ejemplo y plantilla Excel

Tienes tres presupuestos para equipar una oficina. Uno añade el transporte al final, otro incluye el montaje y el tercero solo muestra el precio de las sillas. Ordenarlos por la cifra más baja dejaría parte de la compra fuera de la decisión.

Una comparativa de proveedores útil reúne el coste del pedido completo, sus condiciones y lo que queda por confirmar. En este ejemplo ficticio, el proveedor con la silla más cara resulta 60 € más barato que la otra oferta completa. La oferta con el menor precio por unidad sigue pendiente porque le faltan datos.

Qué debes igualar antes de comparar ofertas

Compara la misma cantidad, el mismo producto y los mismos servicios, en una sola moneda. Separa los requisitos obligatorios, como una fecha de entrega, de las preferencias que admiten negociación.

Para esta compra pedimos 24 sillas S24, con transporte y montaje en un local de planta baja en Madrid. La ficha del ejemplo especifica tapizado negro, altura regulable y base de cinco ruedas. Damos por confirmado el pedido el 10 de septiembre de 2026 y necesitamos recibir las 24 sillas montadas como máximo el 25 de septiembre.

Anota también qué probaría que una oferta cumple: una referencia de producto, una fecha escrita o una partida que diga «montaje incluido». La guía de selección de proveedores de nibusinessinfo recomienda partir de las necesidades de producto, calidad y entrega antes de evaluar las ofertas. En una compra real, verifica además que los productos son equivalentes; compartir una descripción corta no demuestra la misma calidad.

El ejemplo: tres PDF para el mismo pedido

Los tres presupuestos son documentos ficticios, creados para poder revisar cada cifra sin compartir información de una empresa. A y B permiten calcular el pedido completo; C solo permite conocer el subtotal de las sillas.

Los archivos originales están en español. Cada uno tiene una página y lleva las referencias DEMO-A-001, DEMO-B-001 y DEMO-C-001. Los nombres, precios y condiciones no pertenecen a proveedores reales.

B presenta seis cajas de cuatro sillas y un precio de 187,55 € por silla con IVA. Son 24 sillas, y el precio unitario sin IVA se calcula como 187,55 ÷ 1,21 = 155 €. Su presupuesto también muestra una base de 3.720 €, que permite contrastar el cálculo.

Estas sumas se comprueban por separado:

• A: 24 × 145 + 120 + 180 = 3.780 €; 3.780 × 21 % = 793,80 € de IVA.
• B: 24 × 155 = 3.720 €; 3.720 × 21 % = 781,20 € de IVA. No se añade de nuevo el transporte ni el montaje.
• C: 24 × 138 = 3.312 €. Ese subtotal no incluye todos los servicios solicitados y no permite calcular el total pagadero.

El 21 % procede de A y B, no de una suposición aplicada a las tres ofertas. Los tipos de IVA dependen del país y del producto o servicio. Conserva el impuesto por separado y confirma el tratamiento de una oferta incompleta antes de incorporarlo a tus cálculos.

Qué ocurrió en la prueba y qué corregimos

Enviamos los tres PDF al entorno de pruebas de Ilisai y contrastamos cada Excel generado con los originales. Hicieron falta una generación inicial y cinco rondas de corrección para obtener el archivo comprobado de este ejemplo.

El selector mostraba Auto; no verificamos qué modelo recibió cada petición. Los PDF y el Excel están en español. El libro contiene cuatro hojas: Extraccion, Resumen, Preguntas y Plantilla.

Algunas correcciones intermedias también introdujeron referencias rotas o eliminaron el texto de la decisión. En la última revisión volvimos a adjuntar el Excel descargado e indicamos cambios concretos en las fórmulas, los rótulos y la recomendación. Después recalculamos una copia de trabajo, cotejamos las cifras con los tres PDF e inspeccionamos las cuatro hojas. La conversión de B da 24 sillas y 155 € por silla sin IVA; los costes que faltan en C siguen siendo desconocidos.

Ese trabajo de comprobación forma parte del ejemplo. Los prompts siguientes adaptan el procedimiento para reutilizarlo, y otra comparativa puede necesitar sus propias correcciones. No medimos ahorro de tiempo ni resultados de clientes.

Cómo pasar de los PDF a una comparativa en Excel

Pide primero una extracción con referencia al documento y a la página; después revisa los datos y genera el Excel. Esa revisión intermedia permite detectar una cantidad mal interpretada o un coste ausente antes de que afecte a la recomendación.

1. Prepara los documentos. Usa la última versión de cada presupuesto y comprueba que se leen las tablas y las condiciones. Trabaja con archivos que tu empresa permita compartir en la herramienta elegida.
2. Fija el pedido. Indica cantidades, especificación, moneda, servicios necesarios y fecha límite. Si un proveedor propone otra cantidad o producto, pide que aparezca como diferencia pendiente.
3. Revisa la extracción. Abre cada original y contrasta precios, unidades, IVA, entregas y pagos. Marca por separado «incluido», «no incluido» y «no indicado».
4. Descarga y abre el Excel. Comprueba las fórmulas y conserva una hoja con los datos extraídos, otra con las preguntas y una plantilla vacía para la siguiente compra.

Este prompt se puede adaptar a tus propias ofertas:

1Adjunto tres presupuestos en PDF para comprar [cantidad y producto],
2con [servicios necesarios], en [lugar y moneda]. Necesitamos la entrega
3completa, con los servicios solicitados terminados, como máximo el [fecha].
4El pedido se confirmaría el [fecha].
5
6Extrae de cada documento: referencia, producto, cantidad total y unidad,
7precio unitario y subtotal sin IVA, transporte, montaje, total completo
8sin IVA, tipo e importe de IVA, total con IVA, entrega, pago, validez
9y garantía. Indica documento y página para cada dato.
10
11Distingue datos explícitos, cálculos y campos no indicados. No inventes
12valores ni conviertas ausencias en cero. No supongas un tipo de IVA.
13Comprueba cajas y unidades y no sumes conceptos ya incluidos.
14
15Muéstrame la tabla de extracción y las discrepancias para revisarlas.
16Separa las ofertas incompletas de las que ya son comparables.

Tras comprobar esa tabla, pide el archivo:

1Usa la extracción que acabo de revisar y estas correcciones: [lista,
2o «ninguna»]. Crea un Excel descargable con cuatro hojas:
3Resumen, Extraccion, Preguntas y Plantilla.
4
5Conserva los importes como números y usa fórmulas para los cálculos.
6Separa coste sin IVA, total con IVA, plazo y condiciones de pago.
7Mantén visibles los campos desconocidos; un total incompleto no debe
8aparecer como la oferta más barata. La hoja Plantilla debe quedar
9vacía para reutilizarla, sin los datos del ejemplo.
10
11Propón una decisión condicionada a los requisitos del pedido y enumera
12las preguntas pendientes por proveedor. No envíes mensajes ni pedidos.

Qué proveedor elegir y qué preguntas quedan abiertas

Para la compra del ejemplo, con entrega y montaje como máximo el 25 de septiembre, B es la opción provisional entre las ofertas completas: cuesta 60 € menos sin IVA y 72,60 € menos con IVA que A. La elección supone confirmar el pedido el 10 de septiembre y mantener el transporte y el montaje incluidos.

Todas las fechas de la tabla corresponden a 2026. A exige que el anticipo se abone el 10 de septiembre: 2.286,90 €, con otros 2.286,90 € antes del envío. En B sabemos el plazo de pago, pero no la fecha de la factura; por tanto, no podemos fijar un vencimiento en el calendario.

Si las sillas tuvieran que estar montadas el día 18, A sería la opción documentada que cumple ese requisito, siempre que se respeten sus condiciones. La fecha de B no bastaría. C ofrece un plazo orientativo de 10–15 días hábiles desde el pago y no confirma una fecha: hay que preguntarla, junto con la solución de montaje.

Antes de cerrar la compra, quedan estas aclaraciones:

• A y B: pedir las condiciones detalladas y exclusiones de la garantía comercial. Confirmar disponibilidad y mantener por escrito la fecha y el alcance del servicio.
• B: aclarar cuándo se emitirá la factura para planificar el pago.
• C: solicitar el coste del transporte, una solución de montaje con precio, el desglose de IVA, el total pagadero, la fecha de entrega completa y la garantía.

La diferencia de 60 € pertenece a este ejercicio. No es un ahorro medido en un cliente ni una previsión de lo que ahorrarás usando IA. Tampoco hemos evaluado la fiabilidad de ningún proveedor real.

Cómo usar el ejemplo en tu empresa

Usa la plantilla para preparar una decisión que otra persona pueda comprobar junto a los presupuestos originales. En compras de mayor importe o en una gran empresa, conserva también la versión de cada oferta, quién revisó las cifras, los criterios de selección y quién autorizó el pedido.

La hoja Plantilla se rellena a mano y no calcula automáticamente. Introduce tus propios presupuestos, comprueba las sumas y deja los totales completos en blanco mientras falte algún coste necesario.

Una comparativa de precios no acredita la solvencia del proveedor, su capacidad de entrega ni el cumplimiento de tu proceso de compras. Si utilizas puntuaciones, define los criterios y sus pesos antes de puntuar; no asignes una nota de calidad a partir de una descripción que no has contrastado.

Descarga la comparativa y los tres presupuestos de origen. Los cuatro archivos están en español.

• Comparativa comprobada y plantilla vacía (XLSX)
• Presupuesto ficticio del proveedor A (PDF)
• Presupuesto ficticio del proveedor B (PDF)
• Presupuesto ficticio del proveedor C (PDF)

En Ilisai puedes trabajar con PDF usando un modelo compatible y pedir un Excel descargable para revisar la comparación. El comprador conserva la comprobación de los originales y la decisión. La página del generador de documentos con IA explica los formatos disponibles; la guía de análisis de datos con IA desarrolla cómo revisar un informe antes de usarlo.

Empieza con los presupuestos ficticios y, cuando hayas comprobado el procedimiento, compara tus propias ofertas en Ilisai.